Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Mục đích, quy định & cách xử lý mới nhất

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

• Giúp cá nhân xác nhận số tiền đã bị khấu trừ thuế theo quy định pháp luật.
• Làm căn cứ để tự quyết toán thuế cuối năm nếu không ủy quyền cho đơn vị chi trả.
• Chứng minh sự minh bạch giữa người lao động và đơn vị chi trả.
• Là tài liệu bắt buộc khi nộp hồ sơ hoàn thuế hoặc kê khai thuế trực tiếp.
• Trường hợp đơn vị đã dừng hoạt động, cơ quan thuế có thể hỗ trợ dựa trên dữ liệu hệ thống.

2. Quy định cấp và thời điểm lập chứng từ

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Chứng từ được lập tại thời điểm tổ chức/cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Cá nhân có thể yêu cầu cấp chứng từ vào bất cứ lúc nào trong năm nếu đã bị khấu trừ.
• Nếu ký hợp đồng dưới 3 tháng, có thể cấp từng lần hoặc gộp trong kỳ tính thuế.
• Hợp đồng từ 3 tháng trở lên: chỉ cấp 1 lần duy nhất cho cả năm.

3. Chứng từ điện tử – bắt buộc từ 01/07/2022

• Không cần thông báo phát hành chứng từ điện tử với cơ quan thuế.
• Sử dụng chữ ký số trên các mẫu chứng từ mới.
• Được phép xây dựng phần mềm nội bộ để phát hành chứng từ.

4. Thông tin cần có trên chứng từ khấu trừ TNCN

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, số seri
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người chi trả
• Thông tin người nộp thuế: họ tên, địa chỉ, quốc tịch, mã số thuế
• Chi tiết thu nhập, thời điểm trả, số thuế khấu trừ, thu nhập thực nhận
• Ngày lập và chữ ký (hoặc chữ ký số nếu điện tử)

5. Hướng dẫn xử lý chứng từ giấy còn tồn

• Chứng từ giấy được sử dụng nếu phát hành trước 01/07/2022.
• Sau thời điểm này, cơ quan thuế không tiếp tục cấp hoặc xác nhận chứng từ giấy.
• Nếu vẫn còn tồn kho chứng từ cũ, nên sử dụng hết sớm và chuyển sang chứng từ điện tử.

6. Gợi ý phần mềm tạo chứng từ điện tử

Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm chuyên biệt để:

• Thiết lập, phát hành và ký điện tử chứng từ khấu trừ thuế
• Lập bảng kê, quyết toán thuế, khai báo người phụ thuộc
• Xử lý sai sót và nộp hồ sơ điện tử nhanh chóng

Chứng từ thuế thu nhập cá nhân

Mẫu hóa đơn thuế TNCN