1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền là thiết bị điện tử hỗ trợ các hoạt động bán hàng tại cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cafe,... có khả năng:

• Tính tiền và thanh toán nhanh chóng
• Lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch bán hàng
• Xuất hóa đơn gửi khách hàng ngay tại điểm bán
• Khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh hiệu quả

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dạng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, được lập từ máy tính tiền dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc này tuân thủ các quy định tại Điều 89 Luật Quản lý Thuế 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đơn vị phải trang bị đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số, tài khoản giao dịch thuế điện tử
• Có hạ tầng CNTT gồm máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, email
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn, có chức năng truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
• Hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần cập nhật phần mềm hóa đơn theo chuẩn định dạng quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022

Kkvat Invoice cung cấp giải pháp kế toán dành cho hộ kinh doanh, giúp chủ hộ dễ dàng phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với thao tác đơn giản. Bạn có thể trải nghiệm miễn phí 15 ngày để thử dùng.

3. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, một số đối tượng doanh nghiệp, hộ kinh doanh được quyền lựa chọn sử dụng loại hóa đơn này. Cụ thể là các hộ/cá nhân nộp thuế theo phương pháp kê khai, cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực:

• Trung tâm thương mại
• Siêu thị
• Bán lẻ hàng tiêu dùng
• Nhà hàng, quán ăn, quán cafe
• Khách sạn
• Bán lẻ thuốc tân dược
• Dịch vụ vui chơi giải trí và các dịch vụ khác

Vì vậy, các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ, bán lẻ, F&B như nhà hàng, quán cafe, karaoke,... bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Nếu chưa có thiết bị hoặc phần mềm kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử, chủ kinh doanh cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với chuẩn định dạng dữ liệu theo Quyết định 1510/QĐ-TCT.

4. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?

• Có thể nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền đã kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
• Không bắt buộc có chữ ký số
• Các khoản chi mua hàng có hóa đơn này được coi là chứng từ hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế

(Khoản 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

5. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Thông tin người mua nếu có yêu cầu (mã số thuế hoặc định danh cá nhân)
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, tổng giá thanh toán
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế

(Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

6. Thời điểm xuất hóa đơn

• Bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho khách, bất kể đã thu tiền hay chưa
• Cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành dịch vụ, hoặc khi thu tiền (trừ một số trường hợp đặc biệt như thu tiền đặt cọc)
• Giao hàng nhiều lần: mỗi lần giao hàng phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị giao

7. Khi nào hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được coi là chứng từ hợp pháp?

• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn này được công nhận là hợp lệ để xác định nghĩa vụ thuế
• Hộ kinh doanh không thuộc lĩnh vực được áp dụng sẽ không sử dụng được hình thức này
• Người mua có quyền nhận và sử dụng hóa đơn này tham gia chương trình hóa đơn may mắn
• Hộ kinh doanh sau khi đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận phải xuất hóa đơn với mọi giao dịch

8. Trách nhiệm của người kinh doanh

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định
• Đảm bảo lập hóa đơn đúng quy trình theo quy định pháp luật
• Sử dụng dải ký tự mã do cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn
• Chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ, truyền dữ liệu điện tử

9. Đăng ký sử dụng

• Người nộp thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Lần đầu dùng phải đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
• Người đã đăng ký có thể thay đổi đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên cổng thông tin https://hoadondientu.gdt.gov.vn

10. Thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo gồm các nội dung:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại đơn vị phát hành
• Loại hóa đơn phát hành, ký hiệu, mẫu số, ngày bắt đầu, số lượng
• Thông tin về đơn vị in hóa đơn hoặc tổ chức cung ứng phần mềm in tự in hoặc cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
• Ngày lập, người đại diện ký và đóng dấu

11. Gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế

Các bước:

1. Lập hồ sơ và gửi thông báo phát hành kèm hóa đơn mẫu trước 5 ngày sử dụng hóa đơn, trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập thông báo. Gửi qua trực tiếp, bưu chính hoặc cổng điện tử cơ quan thuế.
2. Cơ quan thuế tiếp nhận, đóng dấu xác nhận theo hình thức gửi hồ sơ.
3. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ, không trả kết quả trực tiếp. Nếu hồ sơ không đầy đủ, cơ quan thuế phải phản hồi trong 3 ngày làm việc.

12. Tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

• Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử tại hoadondientu.gdt.gov.vn
• Vào mục “Tra cứu” chọn “Tra cứu hóa đơn”
• Chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”
• Thời gian tra cứu tối đa 31 ngày

13. Giải pháp hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – Kkvat Invoice

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có trách nhiệm truyền dữ liệu hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế trong ngày. Việc chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt hành chính.

Kkvat Invoice – giải pháp kế toán dành cho hộ kinh doanh – hỗ trợ chủ hộ dễ dàng tạo, phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền chỉ với vài thao tác đơn giản. Hãy trải nghiệm phần mềm miễn phí 15 ngày để cảm nhận tiện lợi và hiệu quả!